Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten ist es erforderlich, das Konto "Bewirtungskosten" zu bereinigen. Der Bund der Steuerzahler (BdSt) Rheinland-Pfalz gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte.

Grundsätzlich könnten Bewirtungskosten im geschäftlichen Kontext als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Allerdings seien steuerliche Einschränkungen sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu beachten, so der BdSt.

Unter Bewirtung werde die Gewährung von Speisen, Getränken, sonstigen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr sowie damit verbundenen Nebenleistungen wie Trinkgeldern verstanden. Die Bereitstellung von Kaffee, Tee und Snacks für Besprechungen oder Besuche gelte nicht als Bewirtung im steuerlichen Sinne, sofern der Umfang gering ist und es sich um eine soziale Gepflogenheit handelt.

Laut BdSt sind insbesondere der Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer zu dokumentieren. Der Unternehmer sei verpflichtet, die angemessenen Bewirtungskosten durch sorgfältige Aufzeichnungen zu belegen. Das betreffe den Ort und den Tag der Bewirtung, den geschäftlichen Anlass sowie die namentliche Nennung der Teilnehmer und die Höhe der Aufwendungen. Pauschale Bezeichnungen wie Geschäftsessen reichten in der Regel nicht aus, um den Anforderungen der Finanzämter gerecht zu werden.

Die Rechnung müsse zudem eine detaillierte Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke enthalten, einschließlich der Einzelpreise. Die Finanzverwaltung akzeptiere nur Rechnungen, die maschinell erstellt und registriert wurden. Darüber hinaus ist laut BdSt zu beachten, dass bei einem Rechnungsbetrag von 250 Euro oder mehr der Name des bewirtenden Steuerzahlers auf der Rechnung vermerkt sein muss.

Eine gängige Methode zur Überprüfung der Plausibilität von Bewirtungsbelegen bei Betriebsprüfungen sei der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Gastronomiebeleg. Bei Diskrepanzen erfolgten häufig detaillierte Überprüfungen und Nachfragen. Zusammenfassend müssen Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah, spätestens im Rahmen der Monatsbuchhaltung, schriftlich nachgewiesen werden.

Von den angefallenen Bewirtungsaufwendungen könnten 70 Prozent als Betriebsausgaben abgezogen werden – vorausgesetzt, sie gölten als angemessen. Die restlichen 30 Prozent seien nicht abzugsfähig. Es bestehe die Möglichkeit, die Vorsteuer aus den gesamten Bewirtungskosten geltend zu machen, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, wie zum Beispiel eine ordnungsgemäße Rechnung, erfüllt sind. Ein Vorsteuerabzug sei jedoch nicht möglich, wenn die Aufwendungen als unangemessen eingestuft werden.

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, etwa im Rahmen von Betriebsfesten, könnten unbegrenzt abgezogen werden, da sie in der Regel betrieblich und nicht geschäftlich veranlasst sind. Es gelte ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmenden Arbeitnehmer je Betriebsveranstaltung. Dieser könne jeweils zwei Mal im Jahr in Anspruch genommen werden. Kosten, die den Freibetrag überschreiten, unterlägen der Lohnsteuerpflicht. Der Arbeitgeber habe jedoch die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent zu ermitteln, um eine nachträgliche steuerliche Belastung der Mitarbeiter zu vermeiden. Umsatzsteuerlich sei jedoch der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, wenn der Betrag von 110 Euro überschritten wurde, erklärt der Bund der Steuerzahler. Hier handele es sich nämlich um eine Freigrenze.

Bund der Steuerzahler Rheinland-Pfalz, PM vom 11.12.2024