Wie bereits einigen Mandanten bekannt ist, wurde in dem von uns genutzten Programm eine Digitale Steuerakte eingeführt, welche einen sicheren Weg für die elektronische Übermittlung von Steuerbelegen in das ADDISON OneClick Portal bietet. Wer an dem Portal Interesse hat und dieses nutzen möchte, der möge sich bitte gerne bei uns melden. Wir würden das Portal einrichten und die Zugangsdaten per E-Mail versenden. 

Nach Erhalt der Zugangsdaten steht der Anmeldung nichts im Wege. Nach erfolgreicher Anmeldung wird man aufgefordert sein Passwort zu ändern. Tipp: Das ursprüngliche Passwort lässt sich problemlos aus der übermittelten PDF-Datei mit den Zugangsdaten kopieren. 

Das Portal selbst ist in verschiedene Bereiche unterteilt, zur Orientierung nachfolgend ein kurzer Überblick (hier die Symbole/Bereiche der linken Seite, von unten nach oben). Tipp: Drückt man unten links auf die » klappt der ausgeblendete Bereich auf und man erkennt die Bezeichnung der Symbole. 

Einstellungen 

Vor der eigentlichen Nutzung sind einige Einstellungen vorzunehmen; die »Benachrichtigungen« (i.d.R. von uns eingestellt) und die »Benutzerverwaltung« (i.d.R. von uns vorausgefüllt). 

Damit die Kommunikation im Portal funktioniert, ist in der »Benutzerverwaltung« die eigene E-Mail-Adresse zu hinterlegen und -ganz wichtig- zu bestätigen. Bei der hier angegebenen Wohnanschrift sollte es sich um die aktuelle Anschrift handeln, im Falle eines Umzugs wäre diese hier zu aktualisieren. 

Beleg- und Dateiupload 

Bei »Belege« können Belege hochgeladen werden. Für die Einkommensteuer sind hier nur die Bereiche mit der Bezeichnung »Steuerakte JJJJ« relevant (privater Bereich). Erst nach betätigen der Schaltfläche »Versenden« werden uns die Belege zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt. 

Die übrigen Bereiche, wie Buchhaltung, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Steuern … sind hingegen für Gewerbetreibende/Selbständige gedacht (betrieblicher Bereich). 

Die »Mobile App« -oder Scann App genannt- ist für Smartphone Nutzer gedacht. Sie macht das Digitalisieren jederzeit und überall möglich. Den QR-Code findet man in diesem Bereich des Portals. 

Kommunikation 

Dies ist eine sicherere Alternative zur E-Mail für die Kommunikation zwischen Mandant und Kanzlei. Vielleicht kann sie bald den bisherigen E-Mail-Verkehr ersetzen. 

Finanzen 

Direkt an oberster Stelle befindet sich die »Digitale Steuerakte«, in der es für jedes Einkommensteuer-Jahr einen „Ordner“ gibt. Hier findet man seine hochgeladenen »Dokumente« wieder, sofern mit der Scan App hochgeladen im Bereich »Nicht zugeordnete Belege«. Über die Schaltfläche »Verschieben« sind die zuvor markierten Belege den entsprechenden Bereichen zuzuordnen. Wurden alle Belege hochgeladen und den Bereichen zugeordnet, so ist in der »Übersicht« die Schaltfläche auf »bitte prüfen« zu stellen. Über die Kommunikation lässt man uns dann wissen, dass uns die erforderlichen Belege zur Bearbeitung der Erklärung zur Verfügung gestellt wurden. 

Nun sollte man sich ein klein wenig gedulden, bis der zuständige Mitarbeiter die Erklärung bearbeitet, je nach Arbeitsaufkommen kann dies leider manchmal einige Wochen dauern. 

Alle verfügbaren Apps sowie weitergehende Informationen findet man im ADDISON OneClick Hilfecenter und im Benutzerhandbuch für Mandanten zur Digitalen Steuerakte.