Die Bundesregierung erleichtert die Digitalisierung im Kanzleialltag: Dank einer Änderung der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) können Gebührenrechnungen nun allein digital erstellt und übermittelt werden, ohne dass es zuvor einer Zustimmung des Mandanten bedarf. Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) begrüßt dies als einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung und Entbürokratisierung.

Der geänderte § 9 Absatz 1 StBVV gebe nun ausdrücklich vor, dass Steuerberater ihre Vergütung aufgrund einer Berechnung fordern dürfen, die dem Auftraggeber von ihnen oder auf ihre Veranlassung hin in Textform mitgeteilt wurde. Damit werde die Möglichkeit geschaffen, Gebührenrechnungen künftig ohne weiteres allein digital zu erstellen und an die Mandanten zu übermitteln. Bislang waren die Rechnungen laut DStV stets von den Berufsangehörigen manuell zu unterzeichnen. Eine Erstellung in Textform sei hingegen nur möglich gewesen, wenn der Mandant dem vorher zugestimmt hatte – eine Anforderung, die im digitalen Zeitalter nicht mehr zeitgemäß erschienen sei.

Die Neuregelung sei Teil der Bürokratieentlastungsverordnung, die aktuell im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde und auch bereits in Kraft getreten ist (BGBl. 2024 I Nr. 411 vom 13.12.2024). Sie spart laut DStV Zeit, optimiert Prozesse und erfüllt moderne Mandantenerwartungen. Zudem ermöglicht sie die Nutzung von E-Rechnungen und stärkt nachhaltige Kanzleistrukturen.

Mit der Neuregelung des § 9 Absatz 1 StBVV werde die Textform zum berufsrechtlichen Maßstab bei der Rechnungstellung erklärt, erläutert der DStV. Die Textform sei erfüllt, solange die Erklärung lesbar ist und der Empfänger sie öffnen sowie nachvollziehen kann.

Zusätzlich erlaube die Änderung, dass Rechnungen im Auftrag des Steuerberaters auch von Dritten wie beispielsweise durch spezialisierte Abrechnungsstellen erstellt werden dürfen. Diese Flexibilisierung helfe dem Berufsstand ebenfalls, den Kanzleialltag praxisgerecht zu organisieren und eröffnet neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung.

Die Anpassung sieht der Steuerberaterverband als eine positive Nachricht auch im System der neuen elektronischen Rechnung (E-Rechnung), das ab 01.01.2025 gilt. Die Rechnungstellung und Übermittlung in Textform erfülle die gesetzlichen Anforderungen, sofern sie in einem gängigen Format (zum Beispiel Extensible Markup Language – XML) mit einem entsprechenden Interpretationsschema erfolgt. Ein solcher Standard ermögliche es, Daten strukturiert zu verarbeiten, ohne dass eine zusätzliche Nachbearbeitung erforderlich ist.

Aber welche Vorteile bringe die Änderung für Kanzleien? Zunächst entfalle das händische Unterschreiben von Rechnungen. Steuerberater können laut DStV Rechnungen vollständig digital erstellen und versenden, wodurch Prozesse erheblich beschleunigt werden. Die gleichzeitige Klarstellung, auch Dritte mit der Rechnungserstellung beauftragen zu können, reduziere den administrativen Aufwand und ermögliche es Kanzleien, sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Mandanten erwarteten zunehmend digitale Dienstleistungen. Mit der Einführung digital signierter Rechnungen werde diesen Erwartungen Rechnung getragen. Und: Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand spart Ressourcen und helfe dabei, Kosten zu senken.

Mit Blick auf die Kanzleiabläufe führt der DStV aus, die Einbindung von E-Rechnungen und digital signierten Dokumenten in die Arbeitsabläufe einer Kanzlei erfordere eine Überprüfung der internen Prozesse sowie gegebenenfalls die Anpassung der IT-Infrastruktur. Steuerberater sollten sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel mit den gängigen Formaten (zum Beispiel XML) sind und ein sicheres Übermittlungsverfahren gewährleistet ist.

Die Neuregelung biete die Möglichkeit, den Kanzleialltag moderner sowie effizienter und damit zukunftssicher zu gestalten, gibt der DStV zu bedenken. Steuerberater sollten dies aus seiner Sicht aktiv nutzen, um ihre Kanzleien nachhaltig weiterzuentwickeln und den Anforderungen einer digitalen Welt gerecht zu werden. Ohne eine Anpassung an die neuen Vorgaben riskierten Kanzleien, ineffizient zu werden und den Anschluss an die berechtigten Erwartungen der Mandanten zu verlieren. Gleichzeitig blieben mögliche Effizienz- und Kostenvorteile ungenutzt. Steuerberater sollten sich daher auch über die Frage der Rechnungstellung hinaus proaktiv mit der Digitalisierung der Kanzleiprozesse befassen, um ihren gesetzlichen Aufgaben und ihrer zentralen Funktion im Steuersystem auch künftig gerecht zu werden.

Deutscher Steuerberaterverband e.V., PM vom 16.12.2024