Arbeitnehmer, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein Dienst- oder Betriebsfahrrad erhalten, brauchen die Überlassung für die private Nutzung nach § 3 Nr. 37 Einkommensteuergesetz (EStG) nicht zu versteuern. Die Steuerbefreiung gilt bis Ende 2030. Dies teilt der Bund der Steuerzahler (BdSt) Nordrhein-Westfalen e.V. mit.

Um die steuerliche Behandlung von Fahrrädern korrekt vorzunehmen, seien zunächst zwei Varianten zu unterscheiden:

In der ersten Variante erhalte der Arbeitnehmer – zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn – ein Dienstfahrrad, das er auch privat nutzen darf. Dann brauche der Vorteil für die private Nutzung nicht mehr als Arbeitslohn versteuert zu werden. Das Dienstrad müsse bei dieser Variante als Extra zum Gehalt überlassen werden, betont der BdSt. Dazu sollte die Überlassung des Rades am besten in einem eigenständigen Vertrag oder zumindest im Arbeitsvertrag gesondert vereinbart werden. Auch E-Bikes fielen unter diese Regelung. Ausgenommen seien hingegen Fahrräder, deren Motor eine Geschwindigkeit über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt und die damit versicherungspflichtig sind. Diese gölten als Fahrzeuge und unterlägen der Versteuerung von E-Fahrzeugen. In der Praxis sei die Überlassung des Dienstrades zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn allerdings eher die Ausnahme.

Stark verbreitet sei die Variante einer Entgeltumwandlung, so der BdSt zur zweiten Variante. Der Arbeitgeber lease die Diensträder. Die Mitarbeiter, die ein Rad in Anspruch nehmen und auch privat nutzen wollen, verzichteten für die Dauer der Rad-Überlassung auf Bruttolohn in Höhe der Leasingrate. Hier gelte keine Steuerbefreiung. Die Überlassung sei aber auch steuerlich begünstigt. In diesem Fall müsse seit 2020 nur noch ein Viertel des Bruttolistenpreises des Rades mittels der so genannten Ein-Prozent-Regelung als geldwerter Vorteil versteuert werden. Als Bruttolistenpreis gelte dabei die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer. Dieser sei aber nur zu 25 Prozent anzusetzen und auf volle 100 Euro abzurunden. Ein Prozent auf den sich ergebenden Betrag müsse dann monatlich als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Hat der Mitarbeiter das Rad vor 2019 übernommen, gilt laut BdSt Nordrhein-Westfalen weiterhin die Ein-Prozent-Regel vom vollen Preis. Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat sei in diesem Zusammenhang nicht anwendbar.

Umsatzsteuer sei aber auch vom Arbeitgeber abzuführen. Aus Vereinfachungsgründen werde es nicht beanstandet, so der BdSt, wenn bei der Überlassung eines Fahrrades als umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage der monatliche Durchschnittswert der privaten Nutzung mit einem Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer angesetzt wird. Eine Wertminderung wie bei der Lohnsteuer sei nicht zulässig. Stattdessen dürfe der Arbeitgeber von den Kosten die Umsatzsteuer/Vorsteuer geltend machen. "Beträgt der anzusetzende Wert des Fahrrades weniger als 500 Euro, wird von der Finanzbehörde nicht beanstandet, dass von keiner entgeltlichen Überlassung des Fahrrades ausgegangen wird", informiert Daniela Karbe-Geßler, Leiterin der Abteilung Steuerrecht und Steuerpolitik beim BdSt. Umsatzsteuer sei somit nicht abzuführen.

Bund der Steuerzahler Nordrhein-Westfalen e.V., PM vom 10.05.2023