Wegen gesetzlicher Neuerungen wird der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) geändert. Auf dies sowie die Änderungen des UStAE im Einzelnen weist ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministerium (BMF) hin.

So sei mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen worden, den Schwellenwert für die Befreiung von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen von 1.000 Euro auf 2.000 Euro anzuheben (§ 18 Absatz 2 Satz 3 Umsatzsteuergesetz – UStG). Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz sei die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach § 14b Absatz 1 Satz 1 UStG von zehn auf acht Jahre verkürzt worden. Der Schwellenwert für die monatliche Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen wurde von 7.500 Euro auf 9.000 Euro angehoben (§ 18 Absatz 2 Satz 2 und Absatz 2a Satz 1 UStG). Der Grenzbetrag in § 25a Absatz 4 Satz 2 UStG wurde von 500 Euro auf 750 Euro erhöht. Aus dem Jahressteuergesetz 2024 ergebe sich, dass Gutschriften an einen Nichtunternehmer oder an einen Unternehmer, der die Lieferung oder sonstige Leistung nicht tatsächlich ausgeführt hat, (wieder) unter § 14c Absatz 2 UStG fallen können. Zudem wurde die Formulierung der Abgabenordnung für die elektronische Erklärungsübermittlung an die Finanzbehörden redaktionell angepasst.

Nach Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gelte hinsichtlich der dieser Änderungen des UStG Folgendes, so das BMF: Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen gelte nach § 27 Absatz 40 Satz 1 UStG regulär für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen ist. Mithin bräuchten nach der neuen Rechtslage regelmäßig Rechnungen nicht mehr aufbewahrt zu werden, die vor dem 01.01.2017 (Beginn der Aufbewahrungsfrist nach § 14b Absatz 1 Satz 3 UStG in diesen Fällen: 31.12.2015 bzw. 31.12.2016) ausgestellt worden sind. Bei Kreditinstituten, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstituten gelte dies nach § 27 Absatz 40 Satz 2 UStG allerdings erst für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2026 noch nicht abgelaufen ist.

Korrespondierend zur Verkürzung der Aufbewahrungsfrist nach § 14b Absatz 1 UStG sei auch § 26a Absatz 2 Nr. 2 UStG angepasst worden. Die obigen Ausführungen gelten laut BMF analog für die Beurteilung der Tatbestandsmerkmale für das Vorliegen einer Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nr. 2 UStG.

Nach § 14b Absatz 1 Satz 3 UStG in Verbindung mit § 147 Absatz 3 Satz 5 Abgabenordnung laufe die Aufbewahrungsfrist jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dies betreffe auch Rechnungen, die für eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG in Grundstücksfällen relevant sind. In derartigen Fällen ende die Aufbewahrungsfrist erst, wenn die Festsetzungsfrist für das letzte Jahr des zehnjährigen Berichtigungszeitraums nach § 15a Absatz 1 Satz 2 UStG abgelaufen ist.

Die Aufbewahrungsfristen für umsatzsteuerliche Aufzeichnungen (zum Beispiel nach § 22 Absatz 1 UStG oder § 22f Absatz 1 bis 4 UStG) seien nicht verkürzt worden. Sie sind nach Angaben des BMF weiterhin zehn Jahre aufzubewahren.

Durch die Neufassung von § 14c Absatz 2 Satz 2 UStG werde geregelt, dass eine Person zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer auch dann schulden kann, wenn der Steuerausweis in einer Gutschrift an eine nicht unternehmerisch tätige Person erfolgt. Die Regelung in der neuen Nummer 1 entspricht laut BMF der bisherigen Rechtslage. In Nummer 2 werde neu der Sachverhalt geregelt, dass der unberechtigte Steuerausweis in einer Gutschrift erfolgt.

Nunmehr schulde jemand auch dann den ausgewiesenen Steuerbetrag, wenn er einem nach einer vorherigen Vereinbarung erstellten, als Gutschrift verwendeten Dokument mit gesondertem Steuerausweis nicht unverzüglich widerspricht, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt. Erfolgt der Steuerausweis in einer Gutschrift an einen Unternehmer für eine Leistung, zu der dieser nicht zum Steuerausweis berechtigt ist (zum Beispiel beim Verkauf eines Wirtschaftsguts außerhalb seines Unternehmens), schulde er die Steuer bereits nach § 14c Absatz 2 Satz 1 UStG.

Da eine Gutschrift, die nicht über die Leistung eines Unternehmers ausgestellt ist, nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes vom 27.11.2019 (V R 23/19) einer Rechnung nicht gleichsteht, fielen derartige Sachverhalte nicht unter § 14c Absatz 2 UStG alter Fassung, so das BMF zur geänderten Verwaltungsauffassung weiter. Nach der Gesetzesänderung sei das Urteil insoweit für ab dem 06.12.2024 (Tag nach Verkündigung des JStG 2024) verwirklichte Sachverhalte nicht mehr anzuwenden.

Sodann führt das BMF die Änderungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass einzeln aus und gibt Anweisungen, ab wann die Grundsätze seines Schreibens anzuwenden sind. Das Schreiben ist in voller Länge auf den Seiten des Ministeriums (www.bundesfinanzministerium.de) als pdf-Datei verfügbar.

Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 08.07.2025, III C 2 - S 7295/00005/003/080